Elektronik ticaret sitelerinin ETBİS’e kayıt zorunluluğu

1. ETBİS’e kayıt zorunluluğu

Tebliğ’in 5. maddesi, ETBİS’e kayıt olma zorunluluğu taşıyan işverenlerin ve ticari işletmelerin genel özelliklerini tanımlar. Özetle aşağıdaki nitelikleri taşıyan işletmelerin ETBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunmaktadır:

• Kendisine ait elektronik ticaret ortamında faaliyet gösteren hizmet sağlayıcı: Kendi web sitesi veya mobil uygulaması üzerinden doğrudan mal/hizmet satan işletmeler.
• Aracı hizmet sağlayıcısı: Birden fazla satıcıyı aynı platformda buluşturan, pazar yeri mantığı ile çalışan elektronik ticaret platformları.
• Yurt içinde olup, yurt dışındaki aracı hizmet sağlayıcı üzerinden satış yapan hizmet sağlayıcı: Türkiye’de yerleşik olup, yurtdışındaki pazar yerleri üzerinden satış gerçekleştiren işletmeler.

Buna karşılık, yalnızca fiziksel mağazada satış yapan, internet üzerinden sipariş kabul etmeyen işletmeler ETBİS kayıt yükümlülüğü kapsamında değerlendirilmez.

Sonuç olarak; kendi sitesinden, aracı platformlardan veya sınır ötesi kanallardan online satış yapan tüm ticari aktörler, ETBİS nezdinde bildirim yapmakla yükümlüdür.

2. Geçici madde ve tarihler

Tebliğ yürürlüğe girdikten sonra, Geçici Madde 1 ile ilk kayıt dönemine ilişkin özel bir takvim öngörülmüştür:

• ETBİS kayıtları 1 Aralık 2017 tarihi itibarıyla başlamış ve 30 gün boyunca devam etmiştir.
• Bu kapsamda, 31 Aralık 2017 tarihine kadar elektronik ticaret faaliyeti yürüten işletmelerin ETBİS sistemine kayıt olması öngörülmüştür.
• 31 Aralık 2017 tarihinden sonra faaliyete geçecek şirketler bakımından ise, Tebliğ’in 5. maddesi gereği, e-ticaret faaliyetine başlamadan önce ETBİS’e kaydolunması gerekmektedir.

Yeni faaliyete başlayan veya iş modelini değiştirerek elektronik ticaret alanına giren işletmeler açısından, ETBİS kaydı faaliyete başlama tarihinden bağımsız “gecikmiş bir formalite” değil; faaliyete hazırlık sürecinin doğal parçası olarak ele alınmalıdır.

3. ETBİS’e nasıl kayıt olunur?

ETBİS’e yapılacak bildirimlerde, gerçek kişi tacirler ve tüzel kişi tacirler için farklı kimlik numaraları ve yetkili kişi tanımları dikkate alınır.

Temel çerçeve şu şekildedir:

• Gerçek kişiler (tacirler): Bildirim, ilgili gerçek kişi tacir veya yetkili temsilcisi tarafından gerçekleştirilir.
• Tüzel kişiler: Bildirimler, şirketin yetkili temsilcisi tarafından yapılır. Buradaki yetkili temsilciden kasıt, firma adına e-Devlet işlemlerini yürütebilen imza yetkilisidir.

ETBİS’e kaydolacak gerçek ve tüzel kişi tacirler için aşağıdaki bilgiler gereklidir:

• Tüzel kişiler için: MERSİS numarası ve vergi kimlik numarası,
• Esnaf ve sanatkârlar için: T.C. kimlik numarası ve vergi kimlik numarası,
• E-ticaret veya aracılık faaliyetinde bulunulan mobil uygulamaların adı,
• İlgili e-ticaret ortamlarının (web sitesi, platform, uygulama) adres bilgileri.

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan firmalar, “eticaret.gov.tr” adresi üzerinden ETBİS’e erişerek kayıt işlemlerini tamamlayabilmektedir.

4. Kayıt adımları (eticaret.gov.tr üzerinden)

ETBİS’e kayıt süreci, temel olarak e-Devlet kimlik doğrulaması ile başlayan ve işletmenin e-ticaret modeline ilişkin detayların beyan edildiği bir dizi adımdan oluşur.

4.1. Sisteme giriş

1. eticaret.gov.tr adresine girilir.
2. Ana sayfadan ETBİS giriş ekranı seçilir.
3. E-Devlet kapısı ekranı üzerinden, şirket yetkilisi veya bildirim yükümlüsü gerçek kişi/temsilcisi; T.C. kimlik numarası ve e-Devlet şifresi ile sisteme giriş yapar.

4.2. Şirket ve hizmet sağlayıcı bilgilerinin girilmesi

1. Daha önce sisteme girilmiş bir kayıt varsa görüntülenir; yeni kayıt açmak için “Yeni kayıt ekle” seçeneği kullanılır.
2. Şirket bilgileri girildikten sonra “Detay Gör” seçeneği ile kayıt işlemine devam edilir.
3. Açılan ekranda, ilgili iş modeli doğrultusunda “Hizmet Sağlayıcı” seçilir ve “Yeni kayıt ekle” ile ilerlenir.
4. Bu aşamada:
   • İnternet sitesinin adresi,
   • Varsa mobil uygulamanın adı,
   • Hizmet sağlayıcıya ilişkin temel bilgiler
   sisteme girilir.

4.3. Faaliyet, model ve altyapı bilgilerinin beyanı

Temel kimlik ve platform bilgilerinin ardından, sistem işletmeden e-ticaret faaliyetine ilişkin daha detaylı veri talep eder:

• İşletme adı, MERSİS ve vergi numaralarının girilmesi,
• Yurt dışına satış söz konusu ise “Sınır Ötesi e-Ticaret Satışı” kutucuğunun işaretlenmesi,
• Sınır ötesi e-ticaret varsa, ülke ve ödeme yöntemi bazında yıllık ticaret hacminin belirtilmesi,
• Sayfanın sol kısmında kırmızı ünlem ile işaretlenen tüm alanların eksiksiz doldurulması.

Bu kapsamda ayrıca aşağıdaki bilgiler istenir:

• E-ticaret sitesi üzerinden satılan mal ve hizmet türleri,
• Sıfır / ikinci el ürün satışı yapılıp yapılmadığı,
• Fiziksel mağaza bulunup bulunmadığı,
• İş modeli: B2B, B2C, C2C, B2G gibi modellerden hangileri ile çalışıldığı,
• Kullanılan ödeme yöntemleri ve altyapıları,
• KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresi bilgileri,
• Çalışılan ödeme kuruluşu / elektronik para kuruluşu bilgileri (birden fazla kurum varsa her biri ayrı ayrı),
• Çalışılan kargo firmalarının üye işyeri numaraları ile birlikte belirtilmesi,
• Kullanılan e-ticaret altyapı sağlayıcısı (hazır altyapı, SaaS platformu vb.) hakkında bilgiler,
• Çalışılan yurt içi ve yurt dışı bankaların listelenmesi,
• Kişisel verilerin ve müşteri bilgilerinin tutulduğu veri tabanı lokasyonu (ülke, şehir) bilgileri,
• Depoların ve üretim yerlerinin konumlarının beyanı.

ETBİS ekranında sorulan sorular; işletmenin yalnızca ticari profilini değil, veri işleme pratiklerini, lojistik ve ödeme ekosistemini de görünür kıldığı için; KVKK, mesafeli satış ve tüketicinin korunması mevzuatı ile eşgüdümlü bir uyum yaklaşımı benimsenmesi kritik önemdedir.

5. Onay aşaması ve sonrası

Platform üzerinden gerekli tüm bilgilerin eksiksiz girilmesi ve zorunlu alanların doldurulmasının ardından süreç onay adımı ile tamamlanır:

• Formda yer alan tüm beyanlar kontrol edilir, hatalı veya eksik alanlar gözden geçirilir.
• İşlemin sonunda “Kabul Et ve Onayla” seçeneği işaretlenerek başvuru onaylanır.
• Bu aşamadan sonra başvuru, sistem tarafından işlenir ve kayıt işleminin onaylanması için bekleme safhasına geçilir.

Kayıt onaylandıktan sonra, işletmenin ETBİS nezdindeki yükümlülükleri yalnızca ilk kayıt ile sınırlı değildir. Faaliyet modelinde, altyapı sağlayıcılarında, ödeme kuruluşlarında, veri saklama lokasyonlarında veya iş modeli türünde anlamlı bir değişiklik olduğunda; sistemdeki kayıtların güncellenmesi kurumsal risk yönetimi ve mevzuat uyumu açısından önemlidir.

ETBİS kaydını, tek seferlik bir formalite yerine; e-ticaret operasyonunun yaşayan bir envanteri olarak konumlandırmak, ilerleyen dönemde gerçekleştirilebilecek denetimlerde ve olası uyuşmazlıklarda işletme lehine önemli bir güvence oluşturacaktır.

6. Sık Sorulan Sorular