VERBİS’e kayıt süresi ne kadar? KVKK kapsamındaki yükümlülükler

• VERBİS Nedir?
• VERBİS’e Kimler Kayıt Olmak Zorundadır?
• VERBİS’e Kayıt Süresi Ne Kadardır?
• Bilgiler Güncel Tutulmalı: 7 Günlük Güncelleme Süresi
• Sürelerin Takibi Neden Önemlidir?
• VERBİS’e Kayıt Yapılmazsa Ne Olur?
• Kayıt Süresine Dikkat, Cezalardan Korun!
• Sık Sorulan Sorular (SSS)

VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi), kişisel veri işleyen kurum ve kuruluşların, veri işleme faaliyetlerine dair bilgileri Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na bildirdikleri çevrim içi bir kayıt sistemidir. Bu sistem, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında hayata geçirilmiş olup, veri işleme süreçlerinde şeffaflığı sağlamak ve kişisel verilerin korunmasına yönelik denetim mekanizmasını güçlendirmek amacıyla oluşturulmuştur.

VERBİS, veri sorumlularının aşağıdaki bilgileri sistem üzerinden beyan etmesini zorunlu kılar:

• Hangi kişisel verileri işledikleri
• Bu verilerin hangi amaçlarla işlendiği
• Hangi veri kategorilerine ait olduğu
• Verilerin kimlerle paylaşıldığı
• Ne kadar süre saklandığı
• Alınan güvenlik önlemleri
• Veri sahiplerinin hakları

Bu beyanlar doğrultusunda oluşturulan kayıtlar, hem Kurum tarafından denetlenebilir hale gelir hem de veri sahiplerinin (yani bireylerin) kişisel verilerinin kimler tarafından, ne amaçla işlendiğini öğrenmesine olanak tanır. Böylece VERBİS, yalnızca idari bir yükümlülük değil, aynı zamanda kişisel verilerin işlenmesinde şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkelerinin somut bir aracıdır.

Unutmamak gerekir ki VERBİS’e kayıt, sadece bir “form doldurma” işlemi değildir. Aynı zamanda veri envanterinin çıkarılması, iş süreçlerinin analiz edilmesi ve KVKK’ya uyum için gerekli teknik ve idari tedbirlerin değerlendirilmesini de kapsayan bütüncül bir süreçtir.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında belirli kriterleri karşılayan veri sorumlularının VERBİS’e (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kayıt yaptırması zorunludur. Bu yükümlülük, hem özel sektör hem de kamu kurumları için geçerli olabilir. Peki, VERBİS kaydı kimleri kapsar?

1. Büyük Ölçekli Veri Sorumluları

Aşağıdaki iki kriterden en az birini sağlayan gerçek ve tüzel kişiler VERBİS’e kayıt olmakla yükümlüdür:

• Yıllık çalışan sayısı 50’den fazla olanlar
• Yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’yi aşanlar

Bu kapsamda holdingler, büyük ölçekli firmalar, zincir mağazalar, hastaneler, bankalar, e-ticaret devleri gibi birçok kurum VERBİS kaydına tabidir.

2. Türkiye’de Faaliyet Gösteren Yabancı Veri Sorumluları

Türkiye’de yerleşik olmamasına rağmen Türkiye’de kişisel veri işleyen yabancı şirketler de VERBİS’e kayıt yaptırmak zorundadır.
Örnek: Türkiye’de kullanıcı verisi toplayan uluslararası e-ticaret siteleri, uygulama geliştiricileri vb.

3. Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleyen Küçük Ölçekli İşletmeler

Çalışan sayısı 50’den az, bilanço toplamı 25 milyon TL’nin altında olsa bile, sağlık bilgisi, biyometrik veri, dini inanç gibi özel nitelikli kişisel verileri işleyen işletmeler VERBİS yükümlülüğüne dahil olabilir.
Örnek: Tıbbi laboratuvarlar, muayenehaneler, psikologlar, diyetisyenler, güzellik merkezleri vb.

4. Kamu Kurum ve Kuruluşları

Kamu kurumlarının ve belediyelerin de veri sorumlusu sıfatıyla VERBİS’e kayıt yaptırmaları gerekmektedir. Kurum türüne göre farklı süreçler geçerli olabilir.

VERBİS’e kayıt süresi, işletmenin yükümlülüğünün başladığı tarihe bağlı olarak değişkenlik gösterebilir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu (KVKK Kurulu) tarafından belirlenen kurallar doğrultusunda, kayıt süreleri her yıl güncellenebilir ve istisnai durumlar için farklı takvimler yayımlanabilir. Bu nedenle işletmelerin yalnızca kendi durumlarını değil, aynı zamanda güncel mevzuat gelişmelerini de yakından takip etmesi gerekmektedir.

Genel Kural: 30 Gün İçerisinde Kayıt

KVKK uygulamasına göre, VERBİS’e kayıt için tanınan genel süre, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren 30 gündür. Bu şu anlama gelir:

• Yeni kurulan bir şirket, faaliyetlerine başladığı tarih itibarıyla kişisel veri işliyorsa, 30 gün içerisinde VERBİS’e kayıt olmak zorundadır.
• Yıllık çalışan sayısı ya da mali bilanço sınırlarını aşan bir firma, bu değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç 30 gün içinde kayıt işlemlerini başlatmalıdır.

Kayıt olmakla yükümlü işletmeler, sadece ilk kayıtla sorumluluklarını yerine getirmiş olmazlar. VERBİS sisteminde bildirilen bilgilerde herhangi bir değişiklik olması halinde, bu değişiklikler en geç 7 gün içinde güncellenmelidir.

Örneğin:

• Veri işleme amaçlarında değişiklik yapılması
• Yeni veri kategorilerinin işlenmeye başlanması
• Veri paylaşımı yapılan tarafların değişmesi

Bu gibi durumlarda, gecikme yaşanmadan sistemde güncelleme yapılması zorunludur. Aksi halde idari para cezaları ile karşı karşıya kalınabilir.

VERBİS’e zamanında kayıt yaptırmayan veya bildirim yükümlülüklerini ihmal eden işletmelere, KVKK kapsamında yüksek tutarlarda idari para cezaları uygulanmaktadır. Bununla birlikte, yükümlülüğün yerine getirilmemesi, şirketin hukuki güvenilirliğini ve marka imajını da olumsuz etkileyebilir.

Bu nedenle;

• KVKK duyuruları ve güncellemeleri dikkatle takip edilmelidir.li takip etmesi, kayıt sürelerine uymaları açısından büyük önem taşır.
• Şirketin veri envanteri güncel tutulmalı,
• VERBİS kaydı düzenli olarak kontrol edilmeli,

VERBİS’e kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumluları, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca ciddi idari yaptırımlarla karşı karşıya kalabilir. Bu yaptırımlar, yalnızca para cezalarıyla sınırlı olmayıp, kurumun itibarı ve hukuki güvenilirliği açısından da olumsuz sonuçlar doğurabilir.

1. İdari Para Cezaları

VERBİS’e hiç kayıt yaptırmamak, yanıltıcı bilgi beyan etmek veya bilgileri zamanında güncellememek, KVKK’nın 18. maddesi uyarınca idari para cezası gerektiren fiiller arasında yer alır. Kişisel Verileri Koruma Kurumu, her yıl yeniden değerleme oranlarına göre bu cezaların miktarlarını güncellemektedir.

• 2025 yılı itibarıyla VERBİS’e kayıt yapılmamasının cezası, 100.000 TL’nin üzerinde olabilir.
• Eksik veya hatalı bilgi verilmesi durumunda da benzer yaptırımlar uygulanabilir.

2. İtibar ve Güven Kaybı

Günümüzde kullanıcılar ve müşteriler, kişisel verilerinin kimler tarafından ve nasıl işlendiğini bilmek istemektedir. Bu nedenle VERBİS gibi sistemler, sadece bir yasal zorunluluk değil, aynı zamanda işletme açısından şeffaflık ve güven simgesidir.

VERBİS’e kayıtlı olmayan bir işletme:

• Veri güvenliğine gereken önemi vermiyor izlenimi yaratabilir,
• Mevcut ve potansiyel müşteriler nezdinde güven kaybı yaşayabilir,
• Sözleşme ve iş birliklerinde hukuki risk nedeniyle tercih edilmeyebilir.

3. Denetim Riski ve Hukuki Süreçler

KVKK kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmeyen kurumlar, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından denetlenebilir. Bu süreçler sonucunda:

• Denetim raporları kamuoyuyla paylaşılabilir,
• Hukuki süreçlere konu olabilir,
• Ek yaptırımlarla karşılaşma riski doğar.

Bu nedenle, işletmelerin yalnızca kayıt işlemini tamamlamaları değil, aynı zamanda sürekli bir KVKK uyum stratejisi geliştirmeleri büyük önem taşır. Kişisel verilerin korunması sadece bir “evrak işi” değil, aynı zamanda kurumsal sorumluluk ve dijital çağda güven inşa etmenin temelidir.

VERBİS’e kayıt süresi, işletmelerin KVKK’ya uyum sürecinde atması gereken en önemli adımlardan biridir. Bu sürelerin göz ardı edilmesi ya da ertelenmesi, yalnızca yüksek tutarlarda idari para cezalarına yol açmakla kalmaz; aynı zamanda şirketin itibarını, müşteri güvenini ve yasal güvenilirliğini de zedeleyebilir.

Günümüzde kişisel veri işlemek, işletmelerin günlük faaliyetlerinin ayrılmaz bir parçası haline gelmiştir. Bu nedenle KVKK ve VERBİS yükümlülüklerini zamanında ve eksiksiz yerine getirmek, yalnızca bir yasal zorunluluk değil, aynı zamanda kurumsal sorumluluk ve dijital etik açısından da büyük önem taşır.

Unutmayın:

• Süreleri kaçırmamak için iç süreçlerinizi iyi yönetin.
• VERBİS güncellemelerini düzenli olarak kontrol edin.
• Gerekirse profesyonel danışmanlık alarak süreci eksiksiz yönetin.

Şeffaf, güvenilir ve yasalara uyumlu bir işletme olmak, sadece bugünün değil; yarının müşterileri için de tercih edilme sebebidir.

VERBİS kaydı her yıl yenilenmek zorunda mı?

Hayır. VERBİS kaydı yıllık olarak yenilenmez. Ancak kayıt sonrası beyan edilen bilgilerde bir değişiklik olması durumunda, bu değişikliklerin en geç 7 gün içinde sistemde güncellenmesi zorunludur. Örneğin, yeni bir veri işleme amacı eklenmesi ya da veri kategorilerinin değişmesi gibi durumlarda güncelleme yapılmalıdır.

VERBİS kayıt süresi uzatılabilir mi?

Evet. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, gerekli gördüğü durumlarda VERBİS kayıt süresini uzatabilir. Bu süre uzatımları, Kurul tarafından yayımlanan resmi kararlarla ve duyurularla ilan edilir. Özellikle sektör bazlı veya pandemi gibi olağanüstü dönemlerde geçmişte süre uzatımı yapılmıştır.

VERBİS kaydı için danışmanlık alabilir miyim?

Kesinlikle. VERBİS kaydı ve KVKK uyum süreci, teknik ve hukuki boyutlar içeren detaylı bir süreçtir. Bu nedenle pek çok işletme, uzman danışmanlık hizmetleri alarak süreci sorunsuz şekilde tamamlamayı tercih etmektedir. Danışmanlık hizmeti sayesinde; veri envanteri çıkarma, politika hazırlama ve sistem girişi gibi adımlar profesyonelce yürütülür.