KVKK Kurul Kararı 2020/396 Ceza Mahkûmiyeti Bilgilerinin Özlük Dosyasından Çıkarılması Talebi

1. Kararın Konusu ve Özeti (20/05/2020 – 2020/396)

Kurula intikal eden şikâyet dilekçesinde ilgili kişi, memuriyete ilk girişinden önce hakkında verilmiş bir ceza mahkûmiyeti kararının özlük dosyasında yer aldığını, söz konusu karar bakımından beş yıllık denetim süresinin dolduğunu, davanın düşmesine karar verildiğini ve adli sicil kaydının silindiğini belirtmiştir. Bu çerçevede, özlük dosyasında bulunan mahkeme kararının ve ilgili dosyanın kaldırılarak imha edilmesini talep etmiş, ancak veri sorumlusu kamu kurumu bu talebi reddetmiştir.

İlgili kişi; mahkeme kararının, kurumda göreve ilk başladığı dönemde, resmi bir güvenlik soruşturması olmaksızın, İl Yazı İşleri Müdürünün talebi üzerine ve kendi rızasıyla sunulduğunu, ancak artık bu verinin özlük dosyasında tutulmasını gerektiren bir neden kalmadığını ileri sürmüştür.

2. Olayın Arka Planı ve Tarafların Görüşleri

Kurul tarafından yürütülen inceleme kapsamında veri sorumlusundan savunma talep edilmiş; alınan cevabi yazıda özetle aşağıdaki hususlar dile getirilmiştir:

• İlgili kişinin atamasının yapılabilmesi için başvuru evrakı istenmiş, bu kapsamda sunulan “Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu”nda “Hakkınızda verilmiş bulunan mahkûmiyet hükmü veya halen devam eden ceza davası bulunup bulunmadığı” kısmının “Var” olarak beyan edildiği,
• Bu beyan üzerine, ilgili mahkeme kararlarının, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu m.48 kapsamındaki şartlara engel teşkil edip etmediğinin tespiti amacıyla, ilgili kişi tarafından kendi isteğiyle temin edilerek kuruma sunulduğu,
• Atamaya engel bir durum olmadığı yönünde değerlendirme yapıldıktan sonra atamanın gerçekleştirildiği ve kararların atama onayı ile ilişkilendirilerek Kamu Personeli Genel Tebliği (Seri No:2) uyarınca özlük dosyasına konulduğu,
• İşlemin 2013 yılında gerçekleştiği; dolayısıyla 6698 sayılı KVKK’dan önce yürütülen bir süreç olduğu, KVKK’nın ise 07.04.2016 tarihinde yürürlüğe girdiği,

ifade edilmiştir.

Diğer taraftan ilgili kişi; söz konusu mahkeme kararının, göreve giriş döneminde, resmi bir güvenlik soruşturmasına dayanmaksızın, kurum amirinin sözlü talebi üzerine ve mahkeme süreci devam ettiği için dosyayı ibraz etme zorunluluğu hissettiğini, bugün itibarıyla kararın adli sicil kaydından silinmiş olması nedeniyle, özlük dosyasında tutulmasının artık hukuken ve fiilen gerekli olmadığını belirtmiştir.

3. Hukuki Çerçeve: KVKK, 657, 4045 ve Arşiv Mevzuatı

Kurul, kararında olayı değerlendirirken birden fazla mevzuat kaynağını birlikte ele almıştır:

3.1. KVKK Kapsamındaki Tanımlar ve Özel Nitelikli Kişisel Veri

• KVKK m.3 uyarınca kişisel veri; kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
• Kişisel verilerin işlenmesi; verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafazası, açıklanması, aktarılması, sınıflandırılması veya kullanılmasının engellenmesi gibi her türlü işlem olarak tanımlanır.
• İlgili kişi; kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.
• Veri sorumlusu; kişisel verilerin işleme amaç ve vasıtalarını belirleyen ve veri kayıt sisteminin kurulması ile yönetiminden sorumlu gerçek veya tüzel kişidir.

Kurul, mahkeme kararlarının kişiyi belirli kılan bilgiler içerdiğini ve bu nedenle kişisel veri niteliği taşıdığını, ayrıca bu verilerin KVKK m.6 kapsamında “ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili özel nitelikli kişisel veri” olduğunu açıkça vurgulamıştır.

3.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

KVKK m.6’ya göre:

• Ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin veriler, özel nitelikli kişisel veri statüsündedir.
• Özel nitelikli kişisel veriler, kural olarak ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez.
• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler ise, kanunlarda öngörülen hâllerde açık rıza aranmaksızın işlenebilir.

Bu nedenle, ceza mahkûmiyeti verisinin özlük dosyasında işlenmesinde ya açık rızaya ya da kanunlarda açık bir düzenlemeye dayanılması gerekmektedir.

3.3. 4045 Sayılı Kanun ve Güvenlik Soruşturması

Olay tarihinde yürürlükte bulunan 4045 sayılı Kanun ve buna dayanılarak çıkarılan “Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Yönetmeliği”; güvenlik soruşturmasının;

• Gizlilik dereceli birimlerde veya
• Belirli kurum ve görevlerde

çalıştırılacak personel bakımından yürütülebileceğini düzenlemektedir. Kurul, ilgili kişinin görev yaptığı kadronun, bu anlamda “gizlilik dereceli birim” sayılıp sayılmadığının önemine dikkat çekmekle birlikte, somut olayda söz konusu mahkeme kararlarının klasik anlamda bir güvenlik soruşturması sonucu elde edilmediğini, ilgili kişi tarafından atamaya esas evrak kapsamında sunulduğunu tespit etmiştir.

3.4. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve Kamu Personeli Genel Tebliği

657 sayılı Kanun’un 109. maddesi, her memur için bir özlük dosyası tutulacağını ve bu dosyada memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri, inceleme/soruşturma raporları, disiplin cezaları, ödül ve başarı belgeleri gibi unsurların bulunacağını ifade eder. Özlük dosyasının tutulma esasları ise Devlet Personel Başkanlığı tarafından belirlenir.

Kurumun talebi üzerine Devlet Personel Başkanlığının görüş yazısında, 2 Seri No’lu Kamu Personeli Genel Tebliğine atıfla:

• Özlük dosyasında yer alacak belgelerin tek tek sayılmasının mümkün olmadığı,
• Kurumların lüzum gördükleri tüm belgelerin ilgili bölümlere konulabileceği,
• Özlük dosyasının dördüncü bölümünde, memurun yalnızca çalışma hayatına ilişkin değil, yargı organlarınca memur hakkında verilen tüm karar örneklerinin bulunması gerektiği

belirtilmiştir.

3.5. Devlet Arşiv Hizmetleri Mevzuatı

Kurul ayrıca, mülga ve güncel Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikler üzerinden “arşivlik malzeme / arşiv belgesi” kavramlarını incelemiş; önceki düzenlemede memuriyet sicil dosyalarının “arşivlik malzeme” olarak en az 101 yıl saklanmasının öngörüldüğünü, yeni düzenlemede ise bu ifadenin “arşiv belgesi / arşivlik belge” kavramları üzerinden yeniden tanımlandığını tespit etmiştir. Yeni Yönetmelikte memuriyet sicil dosyalarının açıkça sayılmamasına rağmen, özlük dosyası kayıtlarının fiilen imha edilmediği ve uzun süre saklandığı değerlendirilmiştir.

4. Kurulun Değerlendirmesi ve Gerekçesi

Kurul, olayın tüm boyutlarını inceledikten sonra aşağıdaki tespit ve değerlendirmelerde bulunmuştur:

4.1. Verinin Niteliği ve İşlemenin Dayanağı

• Mahkeme kararları, ilgili kişiyi belirli kılan bilgiler içerdiği için kişisel veri, içeriği itibarıyla ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin olduğu için özel nitelikli kişisel veridir.
• Veriler, KVKK yürürlüğe girmeden önce, ilgili kişinin beyanı ve talebi doğrultusunda atama sürecine esas olmak üzere kuruma sunulmuştur.
• Özlük dosyasına alınması; 657 sayılı Kanun, Kamu Personeli Genel Tebliği ve Devlet Personel Başkanlığı görüşü çerçevesinde, memur hakkında yargı mercilerince verilen kararların dosyada yer alması yaklaşımına dayanmaktadır.

4.2. “Kanunlarda Öngörülme” Ölçütü ve Maddi Kanun Yaklaşımı

Kurul, KVKK m.6/3’te yer alan “sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir” hükmünü, “maddi kanun” yaklaşımıyla yorumlamış; 657 sayılı Kanun, ilgili Tebliğ ve Devlet Personel Başkanlığı görüşünü birlikte değerlendirerek, özlük dosyasında mahkeme kararlarının bulundurulmasını kanunilik kriteri kapsamında kabul etmiştir.

4.3. KVKK m.7 (Silme/Yok Etme) Değerlendirmesi

KVKK m.7 uyarınca; kişisel veriler, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde silinmek, yok edilmek veya anonim hale getirilmek zorundadır. Kurul, somut olayda:

• Memuriyet özlük dosyasının; 657 sayılı Kanun, ilgili Tebliğ ve Arşiv Yönetmeliği gereği uzun süre saklanması gereken kayıtlar arasında olduğunu,
• Mahkeme kararının, atamaya esas sürecin bir parçası olarak özlük dosyasına girmiş olduğunu ve memurun mesleki geçmişinin bir unsuru haline geldiğini,

dikkate alarak, işleme amacının tamamen ortadan kalktığının kabul edilemeyeceğini, bu nedenle KVKK m.7 kapsamında silme/yok etme yükümlülüğünün doğmadığını değerlendirmiştir.

4.4. Sonuç: Özlük Dosyasından Çıkarılmasına Yer Olmadığı

Tüm bu gerekçelerle Kurul, şikâyete konu mahkeme kararlarının özlük dosyasından çıkarılmasına yer olmadığına karar vermiştir. Başka bir deyişle:

• Verinin özel nitelikli kişisel veri olmasına rağmen,
• İlgili kişinin bugün itibarıyla açık rızasının bulunmamasına rağmen,
• 657 sayılı Kanun, Tebliğ ve arşiv düzenlemeleri çerçevesinde “kanunlarda öngörülme” şartının gerçekleştiği ve özlük dosyasında saklamanın hukuka uygun olduğu

kabul edilmiştir.

5. Kurumlar ve İK Birimleri İçin Çıkarımlar

2020/396 sayılı Kurul kararı, özellikle kamu kurumları ve geniş çalışan portföyüne sahip işverenler için hem risk hem de fırsat başlıkları barındırıyor:

5.1. Özlük Dosyası ve KVKK Dengesinin Kurulması

• Özlük dosyasında hangi belgelerin hangi hukuki dayanakla tutulduğunun yazılı olarak dokümante edilmesi gerekiyor.
• Ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin veriler bakımından; KVKK m.6, 657 sayılı Kanun, Kamu Personeli Genel Tebliği ve arşiv mevzuatı birlikte ele alınmalı; “kanunlarda öngörülme” şartı somutlaştırılmalıdır.
• Çalışan başvurularına verilecek cevaplarda; hem KVKK silme/yok etme yükümlülüğü hem de arşivleme zorunluluğu dikkate alınarak dengeli bir yaklaşım benimsenmelidir.

5.2. Güvenlik Soruşturması, Arşiv Araştırması ve İlgili Belgeler

• Güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması süreçleri, mutlaka yetkili mevzuat (4045 sayılı Kanun ve güncel düzenlemeler) çerçevesinde yürütülmeli; fiili uygulamalar hukuki dayanakla uyumlu hale getirilmelidir.
• Çalışanlardan talep edilecek mahkeme kararları, adli sicil kayıtları vb. belgeler için açık ve şeffaf aydınlatma metinleri oluşturulmalı; işleme amacı, saklama süresi ve hukuki dayanak net biçimde belirtilmelidir.

5.3. Saklama Süreleri, Arşiv Politikaları ve İmha Süreçleri

• Özlük dosyalarına ilişkin saklama süreleri, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve varsa kurum içi arşiv politikalarıyla uyumlu şekilde belirlenmelidir.
• KVKK m.7 çerçevesinde oluşturulan kişisel veri saklama ve imha politikaları, özlük dosyalarına özgü ayrı bir bölüm içerecek şekilde güncellenmelidir.
• Her veri kategorisi için, “işleme amacını ortadan kaldıran” durumların neler olduğuna ilişkin somut kriterler tanımlanmalıdır.

6. Sık Sorulan Sorular