İş Başvurusu Sürecinde Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Paylaşılması

İş başvurusu için toplanan aday bilgileri, işe alım amacıyla sınırlı ve uygun hukuki şartlara dayanılarak kullanılmalıdır. Bir adayın özgeçmişini göndermesi, bilgilerinin diğer adaylara veya grup şirketlerine sınırsız biçimde açılmasına izin verdiği anlamına gelmez.

Kurulun değerlendirdiği iki durum

Kişisel Verileri Koruma Kurumunun yayımladığı karar özetinde, bir insan kaynakları platformunun adayın başvuru bilgisi, adı, soyadı ve e-posta adresini hukuki dayanak olmadan diğer adaylarla paylaştığı belirtilir. Kurul, veri güvenliği yükümlülüğüne aykırılık nedeniyle idari para cezası uygulamıştır.

Aynı özette grup şirketleri arasındaki paylaşım da ele alınır. Ayrı veri sorumluları arasındaki aktarım, şirketler aynı topluluğa bağlı olsa bile üçüncü kişiye aktarım olarak değerlendirilir. İncelenen olayda aday verilerinin açık rıza olmaksızın ortak veri tabanı üzerinden paylaşılması yaptırıma konu olmuştur. Bu tespit, ilgili olayın şartlarına ilişkindir; her aktarımın hukuki dayanağı ayrıca değerlendirilmelidir.

KVKK — İş başvurusu sürecinde hukuka aykırı paylaşım karar özeti

İnsan kaynakları süreçleri için kontrol adımları

• Hangi aday verisinin, hangi işe alım amacıyla ve kimler tarafından kullanıldığını belirleyin.
• Aday havuzu ve grup şirketi erişimlerini birbirinden ayırın; yetkileri görev ihtiyacına göre tanımlayın.
• Toplu e-posta, dışa aktarma ve paylaşım işlevlerini yanlış alıcıya gönderim açısından kontrol edin.
• Aktarımın alıcısını, amacını ve hukuki dayanağını kayıt altına alın; aydınlatma metnini gerçek süreçle eşleştirin.
• Başvurusu sonuçlanan adayların kayıtlarını saklama ve imha planı kapsamında değerlendirin.

İlgili içerikler: KVKK uyum danışmanlığı · Saklama ve imha yöntemleri