KVKK Kanununa Nasıl Uyum Sağlarız?
KVKKanuna Nasıl Uyum Sağlarız başlıklı konumuz; alakalı kişi, veri sorumlusu için önemli doğruluk ve yükümlülükler sunmaktadır. Bunların bilinmesiyle buna göre bir uygulama yapılması gerçekten karar taşımaktadır. 2016 yılında yürürlüğe giren KVKK; yetkili kişilerin kanunla garanti altına alınan hak ve özgürlüklerini saklama, sağlık ve iletişim verileri ile firma üyelikleri gibi bilgilerin gizlenmesi, açık rıza olmadan elektronik ortamda kullanılmaması noktasında mühim düzenlemeler içermektedir.
İlgili kişilerin öz aydınlatma hakları vardır. Gerektiğinde şirketlerden, kurumlardan veya özel kişilerden bilgi ve açıklama talep edebilir; bu taleplere yanıt verme yükümlülüğü veri sorumlusu nezdinde doğar. Dolayısıyla KVKK’ya uyum, yalnızca bir yasal zorunluluk değil; aynı zamanda güven, şeffaflık ve kurumsal itibarın korunması açısından da stratejik bir gerekliliktir.
KVKK’nın amacı: Kişisel verilerin korunması, temel hak ve özgürlüklerin güvence altına alınması
Veri sorumluları için: Belirli ilkelere uygun işleme, teknik ve idari tedbir alma zorunluluğu
Uyum süreci: Mevcut durum analizi, veri envanteri çıkarılması, risklerin tespiti ve gerekli
süreçlerin/altyapıların kurulması
Nesil Teknoloji: KVKK uyum projeleri, kişisel veri gizleme programları, denetim ve danışmanlık hizmetleri
Uyum çalışmaları yapılmadığında ciddi idari para cezaları, hukuki sorumluluklar ve itibar kayıplarıyla karşılaşmak mümkündür.
1. Kişisel Verileri Koruma Kanunu ve Temel İlkeler
Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında; bir veri giriş düzeneği, otomatik olan veya olmayan tekniklerle bilgi alan bütün gerçek ve tüzel kişiler, kişisel verileri belli esaslara göre oluşturmak ve işlemek durumundadır. Bilgilerin işlenmesi, belirli standartlara ve esas ilkelere bağlıdır. Bu nedenle, veri sorumlularının uyması zorunlu kurallar bulunmaktadır.
Gerek yasada belirlenen, gerekse yönetmelikler ve Kurul kararlarıyla ortaya konan kurallar; veri sorumlularının hangi çerçevede hareket etmesi gerektiğini açıkça belirtmiştir. Verilerin işlenmesinde:
- Hukuka ve dürüstlük kuralına uygunluk,
- Belirli, açık ve meşru amaçlara bağlılık,
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme
gibi temel ilkeler esas alınır. Verilerin işlenme hedeflerinin meşru olması, veri kayıtlarının dürüst ve güncel tutulması, işleme sürecinin amaca sıkı sıkıya bağlı ilerlemesi gerekir. Bu süre dolduğunda verilerin, hedefe aykırı bir şekilde gereğinden fazla tutulmadan silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekmektedir.
2. Veri Sorumlusunun KVKK’ya Uyum Yükümlülükleri
KVKK; veri sorumlularının yalnızca teknik sistemler kurmasını değil, aynı zamanda süreçsel ve organizasyonel tedbirler almasını da zorunlu kılar. Bu bağlamda veri sorumluları:
- İlgili kişilere karşı aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek,
- Veri işleme süreçlerini KVKK’daki ilkelere uygun şekilde tasarlamak,
- Gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirlerini almak,
- Veri işleyenleri denetlemek ve gerekli talimatları vermek,
- Veri sorumluları siciline (VERBİS) kayıt yükümlülüğü varsa bunu süresinde yerine getirmek
zorundadır. Bu yükümlülüklerin ihlali, idari para cezaları, hukuki sorumluluklar ve itibar kaybına yol açabilir. Bu yüzden KVKK’ya uyum, kurumsal risk yönetiminin doğal bir parçası olarak ele alınmalıdır.
3. KVKK Kanununa Nasıl Uyum Sağlarız?
Veri sorumlularının çıkan düzenlemeleri eksiksiz ve güncel şekilde takip etmesi zor olabilir; ancak ceza ve hukuki yaptırımlarla karşılaşmamak için bu uyumun sağlanması zorunludur. İşte tam bu noktada devreye Nesil Teknoloji girmektedir.
Nesil Teknoloji olarak, firmaların yasaya uyumlu hareket etmeleri için gerekli altyapı ve danışmanlık hizmetlerini sunmaktayız. İşletmemiz, uzman ekibiyle mükemmel bir şekilde, birkaç ayaktan oluşan kapsamlı bir destek verir. Buna göre, hem hizmet veren hem de denetim hizmetlerimizden yararlanarak KVKK uyum sürecinizi uçtan uca yönetebilirsiniz.
Firmamız, kişisel veri gizleme programları kurarak kişisel bilgilerin güvenli ve donanımlı bir altyapıda depolanmasını sağlar. Süreci birlikte yürütür; veri sorumlusu ile veri işleyenin hangi durumda nasıl işlem yapacağını, hangi adımlarda hangi kayıtların tutulacağını ve hangi tedbirlerin alınacağını birlikte tasarlarız. Böylece KVKK uyumu, soyut bir zorunluluktan çıkıp yönetilebilir bir proje haline gelir.
4. Danışmanlık, Denetim ve Güvenlik Tedbirleri
Danışmanlık hizmetlerimizi sunarken, mevcut durumunuzu yalnızca “uyum var / yok” düzeyinde değil, katma değer sağlayacak şekilde ele alırız. Böylece var olan durumunuzdan maksimum kazanım elde etmenizi hedefleriz.
Denetim desteği ile kullanılan sistemde eksiklik varsa, bunların tespiti ve giderilmesi için somut aksiyon planları oluştururuz. Şirketimizin yüksek verim sunan yöntemleriyle:
- Öncelikle mevcut durum analizi yetkin kişi tarafından yapılır,
- Kişisel verilerin envanteri çıkarılır ve organizasyon yapısıyla birlikte değerlendirilir,
- Risk yönetimi çerçevesinde öncelikli tehdit alanları belirlenir,
- Verilerin mantıksal ve fiziksel anlamda güvenliğinin sağlanması için gerekli program ve uygulamalar devreye alınır.
Böylece KVKK uyumu, mevzuata kağıt üzerinde uyum sağlamanın ötesine geçerek; sürdürülebilir, denetlenebilir ve sürekli iyileştirilebilir bir bilgi güvenliği kültürü oluşturur.
5. Sık Sorulan Sorular (SSS)
KVKK’ya uyum sağlamak için ilk adım ne olmalı?
İlk adım, kurum içinde kişisel veri işleme faaliyetlerinin haritalanması ve bir kişisel veri envanteri çıkarılmasıdır. Hangi veriyi, kimden, hangi amaçla aldığınızı ve nerede sakladığınızı bilmeden sağlıklı bir uyum projesi yürütmek mümkün değildir.
KVKK uyum süreci ne kadar sürer?
Süre; kurumun büyüklüğüne, süreçlerin karmaşıklığına ve mevcut dokümantasyon düzeyine göre değişir. Küçük ve orta ölçekli işletmeler için birkaç haftadan birkaç aya kadar sürebilirken, büyük ölçekli yapılarda bu süreç daha uzun ve fazlı şekilde planlanır.
KVKK’ya uyulmaması halinde ne tür yaptırımlar var?
KVKK’ya aykırı işlemler; idari para cezaları, kurul kararlarıyla getirilen ek yükümlülükler ve ilgili kişiler tarafından açılabilecek tazminat davaları gibi sonuçlara yol açabilir. Buna ek olarak, veri ihlallerinin kamuoyu ile paylaşılması nedeniyle önemli itibar kayıpları da yaşanabilmektedir.
Teknik önlemler yeterli mi, yoksa idari önlemler de şart mı?
Yalnızca teknik önlemler yeterli değildir. KVKK; hem teknik hem de idari tedbirlerin birlikte alınmasını öngörür. Örneğin; güvenlik duvarı, şifreleme ve erişim kontrolü teknik tedbirler iken; politika, prosedür, eğitim ve sözleşmesel düzenlemeler idari tedbirlerdir.
Nesil Teknoloji’nin KVKK uyum sürecindeki rolü nedir?
Nesil Teknoloji; mevcut durum analizinden veri envanteri oluşturulmasına, risklerin tespitinden politika ve prosedürlerin yazılmasına, teknik altyapının güçlendirilmesinden periyodik denetimlere kadar uçtan uca KVKK uyum danışmanlığı sunar. Böylece kurumlar, süreci yalnız yürütmek zorunda kalmadan, uzman desteğiyle daha hızlı ve daha doğru ilerler.
KVKK uyum projesi tamamlandıktan sonra yapılması gerekenler nelerdir?
Uyum bir defalık proje değil, sürekli bir süreçtir. Mevzuat değişikliklerinin takip edilmesi, personel eğitimlerinin periyodik olarak tekrarlanması, denetim ve gözden geçirme faaliyetlerinin sürdürülmesi gerekir. Ayrıca yeni projeler ve sistemler devreye alınırken “privacy by design” anlayışıyla KVKK etkileri baştan değerlendirilmelidir.
